Starfsreglur stjórnar


STARFSREGLUR STJÓRNAR LSS
1. Almennt
 
Reglur þessar eru settar á grundvelli laga félagsins sem aðgengilegar eru á heimasíðu félagsins www.lsos.is.
 
Stjórn félags fer með æðsta vald þess á milli aðalþinga. Stjórn skal annast um skipulag félags og að starfsemi sé vönduð í réttu og góðu horfi. Stjórn skal leitast við að efla starfsemi félagsins og langtímaárangri og hafa eftirlit með daglegum rekstri þess. 
 
2. Starfslýsing stjórnar
Stjórn LSS stýrir starfssemi LSS milli aðalfunda í umboði þess. Samkvæmt lögum félagsins ber stjórn LSS sameiginlega ábyrgð á eftirfarandi. Félagið er fagstéttarfélag og er tilgangur þess: 2.1. Að vinna að kjara- og réttindamálum allra slökkviliðs- og sjúkraflutningamanna, slökkviliðsstjóra, eldvarnareftirlitsmanna, neyðarvarða og annarra þeirra er vinna að björgunar og slysavörnum á Íslandi. 2.2. Að semja við vinnuveitendur um kaup og kjör fyrir félagsmenn sína og um önnur þau atriði, sem samningsumboð stéttarfélaga almennt nær til. 2.3. Að koma fram fyrir hönd félagsmanna í samskiptum við önnur samtök launafólks og yfirvöld, efla samskipti við önnur samtök opinberra starfsmanna og samtök launafólks svo og að vinna að aukinni starfsmenntun, endurmenntun og starfsþjálfun félagsmanna og treysta starfsréttindi þeirra. 2.4. Að efla fræðslu og kynningu um fagleg málefni og um kjaramál og önnur þau málefni, sem varðað geta hagsmuni félagsmanna, m.a. með blaðaútgáfu. 2.5. Að beita sér fyrir aukinni fræðslu almennings í eldvörnum, slysavörnum og fyrstu hjálp m.a. með því að gefa út eða stuðla að útgáfu blaða, bóka og ritlinga og láta flytja fjölmiðlum skýrslur og greinar, sem félagið eða fagleg málefni þess varða. 2.6. Að annast samskipti við erlend samtök í sömu starfsstéttum.
 
 3. Skipting starfa innan stjórnarinnar og lýsing á starfssviði einstakra stjórnarmanna
 
Stjórn LSS skal skipuð sjö aðilum sem kosnir skulu á aðalþingi félagsins.  Stjórn LSS ber ábyrgð á eftirfylgni laga félagins og skiptir með sér eftirfarandi verkum: Formaður, varaformaður, gjaldkeri, ritari, formenn fagdeilda sjúkraflutningamanna, slökkviliðsmanna og slökkviliðsstjóra/stjórnenda. Að auki er kosnir varamenn sem kallaðir eru til í fjarveru annarra stjórnarmanna á stjórnarfundum. Þeir fá allar upplýsingar eins og aðrir stjórnarmenn þó svo þeir sitji ekki alla stjórnarfundi. Stjórn er heimilt að skipa nefndir og vinnuhópa sér til aðstoðar og ákveða verksvið þeirra.
Stjórn LSS ræður framkvæmdastjóra að undangenginni auglýsingu. Stjórn LSS setur reglugerðir um starfsemi LSS og aðra þætti starfsins, eftir því sem þurfa þykir hverju sinni,
Landssamband Slökkviliðs- og Sjúkraflutningamanna
                                   National Union of Fire Fighters and EMT-Paramedics
Brautarholti 30 (2. hæð)  -  105 Reykjavík  -  Sími 562 2962    -  Tölvupóstur lsos@lsos.is  -  www.lsos.is 
 
enda rúmist efni þeirra innan laga LSS. Hlutverk reglna og reglugerða er að kveða nánar á um skipulag einstakra þátta í starfsemi félagsins.
 
3.1. Starfssvið ráða og stjórnarmanna LSS:
 
3.1.1. Formaður LSS 
 
Er formaður stjórnar og málsvari allra félagsmanna í landinu. Formaður deilir verkefnum með stjórninni að því leyti sem það er ekki gert í lögum þessum. Hann stjórnar fundum stjórnar LSS. Formaður er jafnframt formaður fulltrúaráðs og kjararáðs. Formaður ber ábyrgð á stefnumótun LSS, sér um samskipti við fulltrúaráð og kjararáð er varðar málefni félagsins. Formaður fær greidd laun í hlutastarfi (25%) og er því virkur stuðningur við störf framkvæmdastjóra við dagleg störf og eru laun hans ákvörðuð af gjaldkera og framkvæmdastjóra hverju sinni. Formaður situr jafnframt í Lífeyrisnefnd.
 
3.1.2. Varaformaður LSS
Varaformaður gegnir störfum formanns í fjarveru hans. Hann ber m.a. ábyrgð á samskiptum stjórnar við félagsmenn, hann ber ábyrgð á undirbúningi og framkvæmd aðalþings og er stuðningur í kjaramálum við formann og framkvæmdastjóra. Hann ber ábyrgð á að starfsáætlanir séu gerðar og þeim sé fylgt eftir.  Er fulltrúi stjórnar í nefnd um skyndihjálparmann ársins. 
 
3.1.3. Gjaldkeri LSS 
 
Gjaldkeri starfar í umboði stjórnar er tengiliður stjórnar við framkvæmdastjóra um daglegan rekstur LSS. Stjórnin ber ábyrgð á fjármálum félagsins, bæði tekjuöflun og ráðstöfun teknanna. Gjaldkeri ber ábyrgð á eftirliti með bókhaldi félagins og veitir framkvæmdastjóra, stjórn, nefndum og ráðum aðhald í fjármálum. Hann ber ábyrgð á endurskoðun félagsins. Hann ber ábyrgð á því að upplýsa stjórn reglulega um stöðu fjármála og fylgja eftir fjárhagsáætlun félagsins. Hann ber ábyrgð á koma með tillögur að nýjum fjáröflunarverkefnum fyrir félagið og framþróun þeirra. Hann er tengiliður við orlofsnefnd. 
 
3.1.4. Ritari LSS
Ritari ber ábyrgð upplýsinga- og kynningarmálum LSS. Hann ber ábyrgð á ásýnd félagsins í ræðu og riti. Hann kemur með tillögur til stjórnar að nýjum samfélags- og þjónustuverkefnum sem eflir ímynd félagsins. Hann ber ábyrgð á uppfærslu og endurskoðun á lögum og reglugerðum LSS og kemur með tillögur til stjórnar þar um. Hann ber ábyrgð á ritun fundargerða stjórnar, fréttatilkynningum, ályktunum og öðru efni sem fer til félagsmanna eða opinberra aðila. Hann tryggir öflugt upplýsingaflæði til stjórnar, nefnda, fulltrúaráðs, kjararáðs og annarra félagsmanna með þeim verkfærum í samskiptum sem við notum hverju sinni, s.s. heimasíðu, tölvupósti, facebook ofl. Hann situr jafnframt sem fulltrúi stjórnar í Tryggingarsjóði. 
 
3.1.5. Formaður fagdeildar sjúkraflutningamanna 
 
Formaður fagdeildar sjúkraflutningamanna ber ábyrgð allri fræðslu og viðburðum fyrir félagsmenn sem tengist sjúkraflutningum og utanspítalaþjónustu. Hann situr í fagráði Sjúkraflutningaskólans og fagráði sjúkraflutninga. Hann sýnir frumkvæði að uppfæra námskrá hans. Hann ber ábyrgð á samskiptum við alþjóðasamtök sjúkraflutningamanna og fylgist með þróun og nýsköpun í greininni og kemur á framfæri við Sjúkraflutningaskóla Íslands og rekstraraðilar sjúkraflutninga. Formaður leggur fram tillögur að verkefnum/ráðstefnu á Íslandi og þátttöku LSS í erlendum námskeiðum og viðburðum. Heldur utan um málefni utanspítalaþjónustu á Íslandi og faglegan aðbúnað sjúkraflutningamanna. Ber ábyrgð á að móta stefnu um vettvangsliða fyrir næstu kjarasamninga. Móta stefnu með félagastuðningi og sálgæslu félagsmanna.
 
3.1.6. Formaður fagdeildar slökkviliðsmanna
 
Formaður fagdeildar slökkviliðsmanna ber ábyrgð allri fræðslu og viðburðum fyrir félagsmenn sem tengist brunavörnum. Hann ber ábyrgð á samskiptum við alþjóðasamtök slökkviliðsmanna og fylgist með þróun og nýsköpun í greininni og kemur á framfæri við Brunamálaskóla Íslands og slökkviliðsstjóra landsins. Formaður ber ábyrgð á samskiptum við fulltrúa LSS í fagráði Brunamálaskólans. Formaður leggur fram tillögur að verkefnum/ráðstefnu á Íslandi og þátttöku LSS í erlendum námskeiðum og viðburðum. Ber ábyrgð á Eldvarnarvikunni, fylgist með málefnum Eldvarnarbandalagsins, heldur utan um faglegan aðbúnað slökkviliðsmanna og tengiliður við 112 daginn.
 
3.1.7. Formaður fagdeildar slökkviliðsstjóra/stjórnenda
Formaður fagdeildar slökkviliðsstjóra / stjórnenda ber ábyrgð á allri fræðslu og viðburðum fyrir stjórnendur slökkviliðs- og sjúkraflutningamanna. Hann fylgist með þróun og nýsköpun í greininni og kemur á framfæri við opinbera aðila. Hann er í forsvari fyrir aukna fjárveitingar í málaflokkinn og hefur tillögur um hvernig megi efla málaflokkinn í samráði við stjórn LSS. Formaður fagdeildar stjórnenda skipar einn fulltrúa í kjaranefnd. 
 
3.1.8. Varamaður stjórnar LSS
 
Situr stjórnarfundi í fjarveru stjórnarmanns sem nefnir eru hér að ofan. Þeir skulu boðaðir um leið og liggur fyrir að stjórnarmaður getur ekki mætt á fund. Þeir fá fundarboð, fundargerðir og önnur gögn sem stjórnarmenn fá þannig að þeir séu alltaf upplýstir um gang mála. 
 
3.2. Starfslýsing framkvæmdastjóra LSS (skv. samningi sept 2017)
 
3.2.1. Framkvæmdarstjóri skal annast daglegan rekstur félagsins og skal í þeim efnum fara eftir stefnu og fyrirmælum sem stjórn hefur gefið.

Framkvæmdarstjóri fer með ákvörðunarvald í öllum málefnum félagsins í samræmi við stefnu, markmið og mörk samkvæmt ákvörðunum stjórnar. Framkvæmdarstjóri skal sjá til þess að starfsemi félagsins sé í samræmi við viðeigandi löggjöf og samþykktir félagsins á hverjum tíma.
 
3.2.2. Framkvæmdarstjóri hefur frumkvæði að verkefnum sem rúmast innan stefnu, markmiða eða samþykktum stjórnar. Framkvæmdarstjóri skal skipa meðlimi framkvæmdarstjórna og meðlimi annara nefnda. Framkvæmdarstjóri ræður starfsfólk félagsins.
 
3.2.3. Framkvæmdarstjóri ber ábyrgð á öllum eignum félagsins, allri útgáfu og kynningu á vegum LSS á hvaða formi sem er.
 
3.2.4. Framkvæmdarstjóri fer með prókúru LSS og ber ábyrgð á fjármálarekstri félagsins. Framkvæmdarstjóri fer með fjármálastjórn í öllum stærri verkefnum LSS nema að hann kjósi að fela það hlutverk öðrum. Framkvæmdarstjóri hefur heimild til að skuldbinda LSS fjárhagslega innan ramma hins daglega rekstrar, en samþykki stjórnar þarf fyrir verulegum skuldbindingum utan þess ramma.
 
3.2.5. Framkvæmdarstjóri skal sjá til þess að stjórnarmenn fái reglulega upplýsingar um fjármál, verkefni og rekstur félagsins svo þeir geti sinnt störfum sínum. 
 
4. Ákvörðunarvald og atkvæðagreiðslur
 
Stjórn LSS stýrir starfsemi LSS milli aðalfunda í umboði þess. Stjórnin heldur fundi eins oft og þurfa þykir. Skal formaður boða til stjórnarfunda a.m.k. þriggja daga fyrirvara. 
Afl atkvæða ræður úrslitum á stjórnarfundum. Séu atkvæði jöfn ræður atkvæði formanns í fjarveru hans ræður atkvæði varaformanns. Við ákvarðanatöku ræður einfaldur meirihluti. Fundir stjórnar eru ályktunarbærir, þegar fimm stjórnarmenn sækja fundinn.
 
5. Um fastaráð og nefndir stjórnar, skyldur þeirra og ákvörðunarvald
 
• Á vegum stjórnar LSS starfa þrjár fagdeildir:  1) Fagdeild sjúkraflutningamanna. 2) Fagdeild slökkviliðsmanna 3) Fagdeild slökkviliðsstjóra / stjórnenda
 
Þessar nefndir eru stjórn, ráðum og nefndum til ráðgjafar. Heimilt er að stofna deild félagsmanna er njóta eftirlauna. Fagdeildum er heimilt að óska eftir fjárstuðning til stjórnar LSS í fræðslu- og útbreiðsluverkefna. 
 
• Stjórn /starfsmenn sitja sem fulltrúar í eftirfarandi sjóðum/nefndum:  1) Félagssjóður (stjórn og starfsmenn)

3) Styrktarsjóður (starfsmenn). 4) Tryggingasjóður  (gjaldkeri)   • Félagsmenn eru skipaðir í eftirfarandi í ráð og nefndir;  1. Þrjár áðurnefndar sjóðsnefndir,  2. Ritnefnd  3. Íþróttanefnd  4. Krabbameinsnefnd,  5. Lífeyrisnefnd,  6. Velunnarar 67+,  7. Uppstillingarnefnd  8. Kjararáð.  9. Heiðursnefnd 10. Ofl.
 
Að auki skipa deildir LSS fulltrúa í fulltrúaráð LSS. Ráðin eru ráðgefandi formanni hvað varðar viðkomandi málaflokk. Sjá nánar um hlutverk fagdeilda og formanna þeirra í kafla 2. 
Stjórn skipar félagsmenn í þessi embætti á fyrsta fundi stjórnar eftir aðalfund og starfa þeir skv. skipunarbréfi. Þar sem því verður komið við setja þessir hópar saman starfs- og fjárhagsáætlun fyrir skipunartímabilsins og skila inn til stjórnar til umræðu og samþykkis. Stjórn ber ábyrgð á samræmingu starfsáætlana fagdeilda við stefnumótun LSS, starfs- og fjárhagsáætlun LSS og heildar verkefnastöðu LSS. 
 
6. Stærri verkefni/viðburðir/ráðstefnur
 
Stjórnendur stærri viðburða/verkefna eru skipaðir af stjórn LSS.
 
Stjórnendur skila verkefnaáætlun til samþykkis stjórnar áður en framkvæmd verkefnis hefst. Í verkefnaáætlun kemur að lágmarki fram markmið og tilgangur verkefnis, verkþáttaskipting og tímaáætlun, gróf kostnaðaráætlun og helstu hagsmunaaðilar. Þar kemur einnig fram tímalengd verkefnis, upphafs- og lokadagar og e.t.v. þema viðburðarins. 
 
Stjórnendur skila stöðuskýrslu um framvindu verkefnisins reglulega yfir framkvæmdatímann auk endurmatsskýrslu við lok verkefnisins.
 
7. Árlegt árangursmat
 
Árangursmat stjórnarinnar er framkvæmt á stjórnarfundi á fyrsta stjórnar fundi í byrjun árs þar sem farið er yfir framkvæmd starfs- og fjárhagsáætlunar ársins á undan. Einnig er farið yfir frammistöðu framkvæmdastjóra yfir árið.
 
8. Söfnun og veiting upplýsinga frá framkvæmdastjóra og fastaráðum til stjórnar
 
Landssamband Slökkviliðs- og Sjúkraflutningamanna
                                   National Union of Fire Fighters and EMT-Paramedics
Brautarholti 30 (2. hæð)  -  105 Reykjavík  -  Sími 562 2962    -  Tölvupóstur lsos@lsos.is  -  www.lsos.is 
 
Framkvæmdastjóri skilar mánaðarlegri skýrslu um starfssemi LSS og er hún bókuð á stjórnarfundi og er hún síðan send til fulltrúaráðs. Stjórnarmenn flytja reglulega munnlegt yfirlit yfir helstu verkefni síns málaflokks.
 
9. Þagnar– og trúnaðarskylda
 
Allir stjórnarmenn skrifa undir skjal um þagnar- og trúnaðarskyldu um einstök mál þegar þeir taka sæti í stjórn LSS. Skrifstofa LSS annast fjöldasendingar frá stjórn, fagdeildum, ráðum og vinnuhópum til sinna félagsmanna og þriðja aðila. Skrifstofa LSS annast gagnaöflun úr félagatali LSS fyrir stjórn, fagdeildir, ráð og vinnuhópa. Stjórnarmenn fái úthlutað netfangi og skal sá póstur vera notaður í þágu félagsins. 
 
10. Vanhæfi og hagsmunaárekstrar
 
10.1. Stjórnarmenn skulu víkja af fundi séu þeir vanhæfir til að fjalla um mál. Stjórnarmeðlimir á án tafar að vekja athygli á vanhæfi sínu og víkja af fundi á meðan málið er til afgreiðslu. Um vanhæfi vísast til stjórnsýslulaga nr. 37/1993, kafla II. Ef vafi liggur á um vanhæfi er málið borið undir atkvæði í stjórn.
 
10.2. Gögn sem innihalda upplýsingar um málefni einstakra félagsmanna eða flokkast sem persónuupplýsingar sbr. Lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga nr.77/2000 skulu að jafnaði ekki send stjórnarmönnum út fyrir skrifstofu, það skal þó heimilt ef brýna nauðsyn ber til og í þeim tilgangi að greiða fyrir ákvarðanartöku í einstaka málum. Formaður eða framkvæmdarstjóri geta ákveðið að stjórnarmenn skili fundargögnum um einstök mál. 
 
10.3. Stjórnarmaður skal aldrei taka við né þiggja gjafir ef verðmæti þeirra er umfram það sem eðlilegt getur talist og upplýsa aðra stjórnarmenn ef gefandinn tengist máli sem er til umfjöllunar. Stjórnarmenn skulu ekki þiggja laun fyrir stjórnarsetu sína en fá allan útlagðan kostnað greiddan. Undanþeginn er formaður LSS þar sem hann þiggur laun fyrir sín störf sem formaður. Akstur er allur greiddur til og frá  (sjá akstursform). Greiðslur eða umbun til stjórnar og framkvæmdastjóra skulu samþykktar af formanni. Einnig þarf að gefa slíkt upp til skatts þar sem það á við. 
 
 
11. Um stjórnarfundi
 
11.1. Stjórnarfundir eru að öllu jöfnu mánaðarlega allt árið. Fundirnir eru haldnir á skrifstofu LSS í Brautarholti 30 nema annað sé sérstaklega tiltekið. Stjórnarfundir eru boðaðir með minnst þriggja daga fyrirvara. Öllum félagsmönnum er heimilt að bera upp erindi við stjórn LSS. Stjórn boðar til sín aðila eftir verkefnum. Vinnufundur stjórnar er að lágmarki einu sinni á ári.
 
11.2. Formaður eða framkvæmdarstjóri má boða til stjórnarfundar með skemmri fyrirvara telji hann það nauðsynlegt. Ef beiðni berst frá stjórnarmanni eða framkvæmdarstjóra um boðun fundar þá skal halda fund svo fljótt sem auðið er.
 
11.3. Fundur er lögmætur ef fjó stjórnarmenn hið minnsta sitja fundinn.
 
11.4. Formaður stjórnar eða í fjarveru hans varaformaður stýrir fundum. Í fjarveru varaformanns stýrir aldursforseti fundum. 
 
11.5. Framkvæmdarstjóri undirbýr fundi stjórnar í samráði við formann og varaformann stjórnar.
 
11.6. Dagskrá stjórnarfunda ásamt viðeigandi fundargögnum skal að jafnaði send stjórnarmönnum a.m.k 3 dögum fyrir boðaðan fund. Heimilt er að dreifa fundargögnum til stjórnarmanna með rafrænum hætti. Sé stjórnarmaður vanhæfur til umfjöllunar um dagskrárlið skulu honum ekki afhent fundagögn vegna viðeigandi dagskrárliðar. Gögnum sem dreift er til stjórnarmanna skulu lögð upp með fundargerð stjórnar. Liðir sem fjalla um trúnarðarmál eru ekki birtir opinberlega í fundargerð.
 
11.7. Eftirfarandi upplýsingar skulu að lágmarki koma fram í fundargerð. 11.7.1. Fundarstaður 11.7.2. Dagsetning fundar 11.7.3. Upphafstími og fundarlok 11.7.4. Númer stjórnarfundar 11.7.5. Nafn fundarstjóra og fundarritara 11.7.6. Nöfn þeirra sem mætti eru á fundin 11.7.7. Nöfn gesta, hvenær þeir koma inn á fundin og hvenær þeir yfirgefa fundinn. 11.7.8. Gögn sem liggja fyrir fundinum skal bóka í fundargerð. 11.7.9. Niðurstöður dagskrárliða hvor þeir séu samþykktir þeim frestað eða hafnað, fyrirspurnum eða hverjum sé gert að fylgja eftir viðkomandi ákvörðun eða verkefnum ef við á.
 
11.8. Sérstaklega skal vísa til þess ef stjórnarmaður víkur af fundi vegna vanhæfis.
 
11.9. Boði stjórnarmeðlimur forföll á stjórnarfund ber formanni að kalla inn varamann. Viðkomandi hefur þá atkvæðisrétt. Stjórnarmenn geta þó tekið þátt í stjórnarfundum gegn um fjarfundarbúnað t.d skype. 
 
11.10. Framkvæmdastjóri og skrifstofustjóri sitja stjórnarfundi og rita fundargerðir og hafa málfrelsi og tillögurétt. 
 
11.11. Mál skulu almennt ekki borin upp til ákvörðunar á stjórnarfundum nema tryggt sé að stjórnarmenn hafi haft tíma til að kynna sér gögn máls eða fengið fullnægjandi upplýsingar fyrir fundinn og haft tíma til að kynna sér efni þess.
 
11.12. Framkvæmdarstjóri eða formaður eða eftir atvikum aðrir stjórnarmenn geta boðið utanaðkomandi aðilum á stjórnarfundi til að kynna ákveðin mál er varða starfsemi félagsins.
 
11.13. Fundarritari skal almennt senda stjórnarmönnum drög að fundargerð til yfirlestrar og athugasemda innan fimm virkra daga frá stjórnarfundi. 
 

Staðfest á 260. stjórnarfundi LSS 15. desember 2017